Get Your Personnel File & Payroll Records Now (2024)

folder1.jpg¿Sabía que tiene el derecho legal de inspeccionar y obtener una copia de sus registros de personal y nómina? Si no, no estás solo. Pero más importante, ¿a qué estás esperando? Todos los empleados, antiguos y actuales, deben revisar periódicamente sus archivos personales y registros de nómina para protegerse contra evaluaciones negativas injustas o cartas de advertencia, o errores en los cheques de pago, retenciones o acumulación de vacaciones. También es importante hacerlo si está pensando en presentar una queja o presentar una demanda.

El 1 de enero de 2013, laws entró en vigor una ley que amplió enormemente los derechos de acceso a los registros de personal. Sección 1198.5 del Código Laboral de California was amended:

  • ¿Quién puede solicitar registros? Los empleados actuales y anteriores pueden hacerlo. Y ahora también pueden hacerlo sus representantes (como sus abogados) en su nombre. Sección 1198.5(a). Sin embargo, hay un par de condiciones importantes. No puede presentar una solicitud una vez que haya presentado una demanda que “se relacione con un asunto de personal” (es decir, una demanda en la que sus registros personales serían “relevantes para la demanda”) contra el empleador. Tendría que esperar hasta que la demanda concluya (o sea apelada). Sección 1198.5(n), (o). Además, si está cubierto por un acuerdo de negociación colectiva que establece, entre otras cosas, procedimientos para inspeccionar y copiar sus registros personales, entonces ese acuerdo prevalece sobre el Código Laboral de California. Sección 1198.5(q).
  • ¿Qué se puede solicitar? Requesters can ask to “inspect”, and/or to be provided a “copy” of, any and all personnel records that the employer maintains relating to the employee’s performance or any grievance concerning that employee. Section 1198.5(a). Employers are required to keep a copy of an employee’s personnel records up to 3 years after termination of employment. Section 1198.5(c)(1).
  • ¿Cómo se puede realizar la solicitud? Los empleados actuales y anteriores y sus representantes (es decir, abogados) pueden presentar una solicitud por escrito o utilizar un formulario de solicitud proporcionado por el empleador, si existe. Sección 1198.5(c). El empleador puede designar a una persona a quien se deben realizar todas esas solicitudes. Sección 1198.5(f). Haga su solicitud enviando una carta escrita a su empleador por correo certificado, con acuse de recibo (pregunte sobre esto en su oficina de correos local; solo cuesta unos pocos dólares). También puede enviar su solicitud por fax, correo electrónico o mensaje de texto. Estos métodos generalmente evitan que el empleador afirme posteriormente que nunca recibió su solicitud.
  • ¿Qué no es necesario producir? Employers are permitted to “redact” (i.e., black out) the names of any non-supervisory employees in the records. Section 1198.5(g). Employers also aren’t required to produce the following: Records relating to the investigation of a possible criminal offense. Letters of reference. Ratings, reports, or records that were (a) Obtained prior to the employee’s employment; (b) Prepared by identifiable examination committee members; or (c) Obtained in connection with a promotional examination.
  • ¿Cuánto costará? Si se solicitan copias, el empleador podrá cobrarle al solicitante el costo real de las copias, pero no más. Sección 1198.5(b). Si el solicitante y el empleador acuerdan enviar las copias por correo, el empleador puede cobrar los “gastos postales reales”. Sección 1198.5(c)(3)(A).
  • ¿Cuándo se deben producir los discos? Employers must make requested records available for inspection by employees and their representatives, or supply copies if that is requested, “at reasonable intervals and at reasonable times”, but not later than 30 calendar days from the date the employer received the written request. The employer and the requester can agree in writing to extend that deadline up to 35 calendar days after date of receipt of the request (but no later than that). Section 1198.5(b). If the requester is a current employee, the employer is not required to produce requested records to the employee during the employee’s work hours.  Section 1198.5(c).
  • ¿Con qué frecuencia se pueden solicitar registros? Si es un ex empleado, puede realizar una solicitud por año. Sección 1198.5(d).
  • ¿Qué sucede si el empleador no cumple? El empleador podría estar sujeto a una multa de $750. También puede presentar una demanda por “medidas cautelares” (donde el tribunal ordena al empleador que cumpla con el Código Laboral de California), en cuyo caso puede recuperar los honorarios y costos de su abogado. Sección 1198.5(k), (l).

Note, the employer and an “recognized employee organization” (i.e., union) may “agree” to additional rules beyond what the California Labor Code provides. Section 1198.5(j).

Aquí hay un ejemplo de carta de solicitud (debe cambiar el tono y la redacción para adaptarlos a sus circunstancias; por ejemplo, en algunos casos, un tono menos jurídico podría ser mejor):

Soy un empleado [antiguo/actual] de [Empleador]. Le escribo para solicitar una copia de todos mis registros de personal, nómina y hojas de horas según las Secciones 226(c), 432 y 1198.5 del Código Laboral de California. Envíemelos por correo a la siguiente dirección dentro de los 21 días siguientes a la recepción de esta carta: [dirección].

Si experimenta algún problema, comuníquese con un abogado inmediatamente.

Comentarios sobre 8

  1. E.G. en agosto 11, 2017 en 1:41 pm

    ¿Eso incluye el derecho a ver hojas de horas individuales/fecha y horas trabajadas o solo el recibo de sueldo?
    El período de pago en mi talón no refleja las horas trabajadas, lo que hace que sea muy confuso de entender. Según tengo entendido, mi empleador está calculando nuestros cheques de pago y sumando la cantidad o restándola en nuestro próximo cheque de pago.

  2. Rebekah Kendrik en abril 29, 2016 en 7:58 am

    Artículo creativo: por mi granito de arena, si alguien necesita un poder legal del formulario de CA, completamos una versión de muestra aquí http://goo.gl/A3gWnw

  3. Maria en julio 9, 2015 en 1:12 pm

    ¿Están obligados los empleadores a mantener un archivo personal de los empleados? ¿Qué pasa si no lo hacen? Por ejemplo, en una posible infracción de 1198.5, ¿qué sucede si el empleador no tiene un expediente personal del empleado/ex empleado que solicita inspeccionar su expediente personal? ¿La única solución/remedio es la penalización del $750?

  4. Janice en junio 22, 2015 en 6:37 am

    ¿Puede un empleador enviar registros de personal por correo electrónico o siempre debe enviarse por correo postal? ¿Puede un empleador también negarle al empleado una “copia” de los registros de personal y pedirle que los “inspeccione” en su lugar?

    • Cynthia Brody en julio 13, 2019 en 12:09 pm

      Si un cheque de pago vence el primero, por ejemplo, todos los cheques de depósito directo se depositan en la fecha de vencimiento. ¿Puede un empleador retener una copia impresa durante varios días antes de enviárselo por correo?

  5. Kim en marzo 25, 2015 en 11:51 am

    ¿Qué quiere decir la ley con costo de copias y nada más? (Sección 1198.5(b).) ¿Significa esto que el empleador solo puede cobrar el costo del papel/tinta? o que puedan cobrar por su tiempo?

    • Eugene Lee en mayo 30, 2015 en 1:23 am

      Buena pregunta. Creo que significa el costo del papel y la tinta. Sin embargo, todavía no hay casos judiciales que aborden este punto.

  6. Joseph W Hughes en noviembre 15, 2009 en 12:45 pm

    Esto es más una pregunta que un comentario. ¿Qué tan atrás en los registros de nóminas se puede pedir? He estado con mi empleador durante aproximadamente 20 años, ¿puedo solicitar copias completas de la nómina o solo hace tantos años?

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