Obtén tu expediente personal y registros de nóminas ahora (2026)

¿Sabías que tienes derecho legal a inspeccionar y obtener una copia de tus registros de personal y nóminas? Si no, no estás solo. Pero más importante aún, ¿a qué esperas? Todos los empleados, antiguos y actuales, deben revisar periódicamente sus expedientes personales y nóminas para evitar evaluaciones negativas injustas o cartas de advertencia, o errores en nóminas, retenciones o acumulaciones de vacaciones. También es importante hacerlo si estás pensando en presentar una queja o presentar una demanda.

El 1 de enero de 2013 entraron en vigor leyes que ampliaron considerablemente los derechos de acceso a los registros del personal. Se modificó la Sección 1198.5 del Código Laboral de California:

• ¿Quién puede solicitar los registros? Los empleados actuales y antiguos sí pueden. Y ahora también pueden hacerlo sus representantes (como sus abogados) en su nombre. Sección 1198.5(a). Sin embargo, hay un par de condiciones importantes. No puedes presentar una solicitud una vez que hayas presentado una demanda que «se relacione con un asunto de personal» (es decir, una demanda en la que tus registros de personal serían «relevantes para la demanda») contra el empleador. Tendrías que esperar a que la demanda concluya (o sea apelada). Sección 1198.5(n), (o). Además, si estás cubierto por un convenio colectivo que establece, entre otras cosas, procedimientos para inspeccionar y copiar tus registros de personal, entonces ese acuerdo prevalece sobre el Código Laboral de California. Sección 1198.5(q).
• ¿Qué se puede pedir? Los solicitantes pueden solicitar «inspeccionar» y/o recibir una «copia» de todos los registros de personal que el empleador mantenga relacionados con el desempeño del empleado o cualquier queja relacionada con él. Sección 1198.5(a). Los empleadores están obligados a conservar una copia de los registros de personal de un empleado hasta 3 años después de la finalización del empleo. Sección 1198.5(c)(1).
• ¿Cómo se puede hacer la solicitud? Los empleados actuales y anteriores, así como sus representantes (es decir, abogados) pueden presentar una solicitud por escrito o utilizar un formulario proporcionado por el empleador si existe uno. Sección 1198.5(c). El empleador puede designar a una persona a la que deban hacerse todas estas solicitudes. Sección 1198.5(f). Haz tu solicitud enviando una carta escrita a tu empleador por correo certificado, con acuse de acuse de acuse de acuse de acuse (pregunta en tu oficina de correos local, solo cuesta unos pocos euros). También puedes enviar tu solicitud por fax, correo electrónico o mensaje de texto. Estos métodos generalmente evitan que el empleador diga después que nunca recibió tu solicitud.
• ¿Qué no tiene que producirse? Los empleadores pueden «tachar» (es decir, tachar) los nombres de cualquier empleado no supervisor en los registros. Sección 1198.5(g). Los empleadores tampoco están obligados a presentar lo siguiente: Registros relacionados con la investigación de un posible delito penal. Cartas de recomendación. Audiencias, informes o registros que fueron (a) Obtenida antes de la contratación del empleado; (b) Preparado por miembros identificables del comité de examen; o (c) Obtenido en relación con un examen promocional.
• ¿Cuánto costará? Si se solicitan copias, el empleador puede cobrar al solicitante el coste real de las mismas, pero no más. Sección 1198.5(b). Si el solicitante y el empleador acuerdan enviar las copias, el empleador puede cobrar por los «gastos postales reales». Sección 1198.5(c)(3)(A).
• ¿Cuándo deben producirse los discos? Los empleadores deben poner a disposición los registros solicitados para su inspección por parte de los empleados y sus representantes, o proporcionar copias si se solicita, «en intervalos razonables y en momentos razonables», pero no más tarde de 30 días naturales desde la fecha en que el empleador recibió la solicitud por escrito. El empleador y el solicitante pueden acordar por escrito extender ese plazo hasta 35 días naturales después de la fecha de recepción de la solicitud (pero no más tardar en esa fecha). Sección 1198.5(b). Si el solicitante es un empleado actual, el empleador no está obligado a presentar los registros solicitados al empleado durante su horario laboral. Sección 1198.5(c).
• ¿Con qué frecuencia puedes solicitar registros? Si eres un exempleado, puedes hacer una solicitud al año. Sección 1198.5(d).
• ¿Qué ocurre si el empleador no cumple? El empleador podría estar sujeto a una multa de 750 dólares. También puedes presentar una demanda para obtener una «medida cautelar» (cuando el tribunal ordena al empleador cumplir con el Código Laboral de California), en cuyo caso puedes recuperar tus honorarios y costes de abogado. Sección 1198.5(k), (l).

Cabe señalar que el empleador y una «organización de empleados reconocidos» (es decir, un sindicato) pueden «acordar» normas adicionales más allá de lo que establece el Código Laboral de California. Sección 1198.5(j).

Aquí tienes una carta de solicitud de ejemplo (deberías cambiar el tono y la redacción para adaptarla a tu situación – por ejemplo, en algunos casos, un tono menos abogado podría ser mejor):

Soy un [ex/actual] empleado de [Empleador]. Escribo para solicitar una copia de todos mis registros de personal, nóminas y hojas de horas bajo las secciones 226(c), 432 y 1198.5 del Código Laboral de California. Por favor, envíemelas por correo a la siguiente dirección en un plazo de 21 días desde que reciba esta carta: [dirección].