Verificación de antecedentes: ¿cuáles son mis derechos?

Si estás solicitando un trabajo, o quieres conservar uno, vas a tener que aceptar que las verificaciones de antecedentes se están convirtiendo en parte de la vida laboral. Se estima que el 50% de los currículos presentados por los solicitantes de empleo contienen información falsa o inexacta. Los malos empleados que se deslizan a través del proceso de contratación también pueden crear una responsabilidad legal significativa para sus empleadores en forma de demandas por contratación negligente, retención negligente o responsabilidad indirecta por mala conducta de los empleados. Los empleadores están descubriendo cada vez más que su mejor defensa es realizar verificaciones exhaustivas de los antecedentes de los solicitantes de empleo y los empleados existentes para eliminar a los posibles alborotadores.

¿Qué pueden averiguar los empleadores sobre mí?

Respuesta: Mucho. Diferentes empleadores investigarán diferentes cosas. Algunos serán más minuciosos que otros. Algunos contratarán a una empresa de investigación externa. Algunos lo harán ellos mismos. A continuación se presentan los tipos de información sobre usted que los empleadores o sus agentes podrían investigar aquí en California.

Informes de crédito. La información crediticia negativa aparecerá en los informes crediticios durante 7 años. En el caso de las quiebras, es de 10 años. Aunque las bancarrotas son de dominio público, los empleadores NO están autorizados a discriminarlo en función de ellas. Los informes de crédito están disponibles en Experian (888) 397-3742, Equifax (800) 685-1111 y TransUnion (877) 322-8228.

Antecedentes penales / arrestos. Los empleadores pueden considerar las condenas penales solo si son relevantes para el trabajo. Los empleadores en California pueden revisar los registros de arrestos de solicitantes de empleo SOLO si (i) los arrestos resultaron en una condena, o (ii) si el solicitante está fuera de la cárcel pero pendiente de juicio. De lo contrario, los registros de arresto están prohibidos. Los delitos graves, los delitos menores y los arrestos se pueden denunciar durante 7 años. [Código Civil de California §1785.13]. Los empleadores en California NO pueden preguntar sobre condenas por marihuana que tengan más de 2 años de antigüedad. Los antecedentes penales juveniles también están fuera del alcance de los empleadores.

Registros de Compensación de Trabajadores. Los empleadores solo pueden usar esta información si una lesión podría interferir con la capacidad del solicitante para realizar funciones laborales específicas. En California, los empleadores pueden acceder a estos registros SOLO DESPUÉS de hacer una oferta al solicitante de empleo, y NO pueden rescindir la oferta en función de ellos [Código Laboral de California 132a]. Sin embargo, los registros de compensación para trabajadores también muestran empleadores anteriores donde los solicitantes habían presentado reclamos previos de compensación para trabajadores. Si el solicitante no reveló ninguno de estos empleadores anteriores durante el proceso de solicitud, esto puede ser motivo de despido. Los empleadores pueden acceder a los registros de compensación para trabajadores enviando una «Solicitud de Registros Públicos» ante la Junta de Apelaciones de Compensación para Trabajadores de California (WCAB) y confirmando que necesitan la información por razones legítimas.

Referencias. Los empleadores pueden hablar con referencias, incluidos empleadores anteriores, amigos, vecinos o asociados, sobre su carácter, reputación general, características personales o modo de vida. [Código Civil de California § 1786(B)(iii)]. El código de California se refiere a esto como un «informe de investigación del consumidor» e impone requisitos especiales a los empleadores que los realizan. Si un empleador anterior hace una declaración despectiva falsa sobre usted, es posible que tenga un reclamo legal contra él. En términos generales, la ley de California protege a los ex empleadores de la responsabilidad por difamación si comentan sobre el desempeño laboral o las calificaciones de un solicitante de empleo. Sin embargo, si actúan con «malicia», esta protección no se aplicará. [Código Civil de California § 47(c)]. La ley de California también prohíbe que los empleadores interfieran intencionalmente con los intentos de los ex empleados de encontrar trabajo dando referencias falsas o engañosas. [Código Laboral de California § 1050]. La mayoría de los empleadores no quieren correr el riesgo de ser demandados y solo están dispuestos a confirmar las fechas de empleo y el puesto de los solicitantes de empleo con ellos.

Historia Clínica. La Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad de la Información de Salud (HIPAA), así como la Ley de Confidencialidad de la Información Médica de California (CCMIA), imponen requisitos estrictos para preservar la confidencialidad de su información médica. Además, las leyes de discriminación por discapacidad de California [Código de Gobierno de California § 12940 et seq.] (así como sus contrapartes federales, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades y el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964) prohíben a los empleadores preguntar sobre su condición médica o discapacidades mentales o físicas. Los empleadores SOLO pueden preguntar sobre su capacidad para realizar funciones laborales específicas y eso es todo. La información sobre el historial médico relacionado con el seguro está disponible en MIB Group (866) 692-6901.

Registros educativos. Los empleadores pueden obtener certificados de años de asistencia de las instituciones educativas que los solicitantes enumeran en sus currículums poniéndose en contacto directamente con ellos. Los registros escolares son confidenciales y los empleadores NO pueden acceder a ellos sin el consentimiento del estudiante.

Historial de emisión de cheques. Disponible en ChexSystems (800) 428-9623; Red de Autorización de Cheques Compartidos (800) 262-7771 Fax: (800) 358-4506; TeleCheck (800) 735-3362.

Historial de inquilinos. Disponible en ChoicePoint: (877) 497-0011; Alquiler seguro (888) 333-2413

Registros de manejo/matrícula de vehículos del DMV. Los empleadores pueden obtener sus registros de manejo y registro de vehículos sin su consentimiento. Están disponibles en el DMV de California (800) 777-0133.

Informes de reclamaciones de seguros. Disponible en ISO (800) 888-4476.

Registros de Inmigración. Puede obtenerse presentando el Formulario I-9 ante la Oficina de Servicios de Ciudadanía e Inmigración (anteriormente INS) (800) 375-5283.

Registros militares. Los empleadores pueden obtener su nombre, rango, salario, asignaciones y premios sin su consentimiento.

Otros récords posibles.

– Registros de pruebas de drogas

– Registros de Seguro Social

– Registros judiciales

– Propiedad

– Registros de licencias estatales

– Listas de delincuentes sexuales

NOTA: las limitaciones de tiempo sobre los elementos adversos contenidos en lo anterior no se aplican si está solicitando un trabajo que paga $ 75,000 o más al año. [15 U.S.C. §§ 1681 et seq.]. También tenga en cuenta que lo anterior es muy específico del estado. Nos hemos centrado solo en California.

¿Cuáles son mis derechos?

En la era de la información, los empleadores pueden tener en sus manos MUCHA información personal sobre usted, el empleado o el solicitante de empleo. Pero eso no significa que no tengas derechos. Existen leyes federales y estatales para proteger su privacidad de empleadores demasiado inquisitivos.

Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA)

En 1970, el gobierno federal promulgó la Ley de Informes de Crédito Justos (15 U.S.C. §§1681 et seq.) para proteger la privacidad de la información del consumidor y garantizar la exactitud de los informes del consumidor. La FCRA fue modificada por la Ley de Transacciones de Crédito Justas y Precisas de 2003 (FACTA, por sus siglas en inglés) para abordar también el robo de identidad y la privacidad de la información médica. La mayoría de la gente piensa que la FCRA regula los informes de crédito que utiliza para solicitar tarjetas de crédito, hipotecas de viviendas y arrendamientos de automóviles. Pero la FCRA hace mucho más. Por ejemplo, también regula la verificación de antecedentes de los empleados por parte de los empleadores. En particular, la FCRA requiere que los empleadores le notifiquen por separado, formalmente, con un documento escrito previo que pueden realizar una verificación de antecedentes sobre usted. Si el empleador tiene la intención de utilizar una agencia de investigación externa, entonces el empleador también debe obtener su autorización previa por escrito. Si el empleador decide rechazar su solicitud de empleo o solicitud de ascenso o reasignación de trabajo, etc., basándose en una verificación de antecedentes que ha sido realizada por una agencia de investigación externa, entonces la FCRA requiere que el empleador haga lo siguiente:

– ANTES de tomar la acción en su contra, el empleador debe entregarle una «divulgación previa a la acción adversa» que consiste en una copia de cualquier informe sobre usted y una copia de «Un resumen de sus derechos bajo la Ley de Informes de Crédito Justos»

– DESPUÉS de tomar la acción en su contra, el empleador debe entregarle un «aviso de acción adversa» que consiste en un aviso oral, escrito o electrónico de la decisión del empleador y el hecho de que se basó en lo que reveló la verificación de antecedentes, información de contacto de la agencia de investigación externa utilizada por el empleador, una declaración de que la agencia de investigación externa no fue responsable de la decisión del empleador y no puede dar razones específicas para ello, notificación de su derecho a disputar la exactitud o integridad de los informes sobre usted, y notificación de su derecho a recibir copias adicionales de los informes sobre usted de la agencia de investigación externa dentro de los 60 días posteriores a su solicitud.

El empleador no está obligado a darle una «divulgación previa a la acción adversa» o un «aviso de acción adversa» si el empleador no utilizó una agencia de investigación externa, sino que realizó la investigación él mismo. La Comisión Federal de Comercio (FTC, por sus siglas en inglés) es responsable de hacer cumplir la FCRA. La FCRA se aplica en los 50 estados.

Ley de Privacidad de la Información de California (CIPA)

La ley del estado de California toma las protecciones mínimas de privacidad de los empleados contenidas en la FCRA y las basa para hacerlas aún más estrictas a través de la Ley de Privacidad de la Información de California (Código Civil de California §§ 1785 et seq.) (CIPA). Al igual que la FCRA, la CIPA impone requisitos más estrictos a los empleadores que contratan a una agencia de investigación externa para realizar la verificación de antecedentes, en comparación con los empleadores que lo hacen ellos mismos. Si el empleador está llevando a cabo la investigación por sí mismo, CIPA requiere que el empleador le dé una casilla de verificación para recibir una copia de los informes de antecedentes sobre usted. La casilla de verificación puede estar contenida en el formulario de solicitud de empleo o en el aviso por escrito de la investigación de antecedentes requerido por la FCRA. Si marca la casilla, se le debe enviar una copia de los informes sobre usted dentro de los 3 días hábiles posteriores a que el empleador los reciba. Sin embargo, si el empleador está utilizando una agencia de investigación externa, CIPA requiere que el empleador primero le dé un aviso «claro y visible» por escrito de la «naturaleza y alcance» de la verificación de antecedentes [Código Civil de California § 1786.16 (2) (B) (v)]. Este aviso mejorado no es necesario si el empleador está realizando la verificación de antecedentes por sí mismo. Si el empleador decide utilizar una agencia de investigación externa para entrevistar referencias sobre usted, el empleador también debe (i) declarar el propósito de la investigación, (ii) proporcionarle la información de contacto de la agencia de investigación, (ii) darle un resumen de sus derechos a ver y copiar cualquier informe sobre usted, y (iv) proporcionarle una casilla de verificación que puede marcar si desea recibir una copia. Si marca la casilla, se le debe enviar una copia de los informes sobre usted dentro de los 3 días hábiles posteriores a que el empleador los reciba. Una excepción importante: si el empleador está realizando la verificación de antecedentes debido a la sospecha de que usted ha incurrido en irregularidades o mala conducta, entonces la CIPA exime al empleador del requisito de notificarle y obtener su consentimiento para la verificación de antecedentes. [CA Civil Code § 1786.16(2)].

¿Qué hago ahora?

En primer lugar, no hay nada que le impida hacer su propia verificación de antecedentes USTED MISMO. Si te han rechazado para trabajos y no sabes por qué, esto podría ser algo bueno que puedes hacer. En muchos casos, no hay cargo una vez que haya demostrado que es quien dice ser. Y no olvide solicitar copias de sus registros de personal y nómina de empleadores anteriores. Mira mi post anterior explicando cómo hacer esto. Si detecta algún error, asegúrese de corregirlo de inmediato. Entre otras cosas, podría ser una señal de que su identidad ha sido robada. Al solicitar un empleo, o si ya te han rechazado para un trabajo o un ascenso, asegúrate de haber marcado la casilla de verificación en tu solicitud de empleo, aviso de investigación o aviso de acción adversa para recibir una copia de los informes de antecedentes sobre ti. Una vez que recibas los informes, revísalos y corrige cualquier inexactitud que encuentres. Si cree que un empleador no ha cumplido con la FCRA y/o la CIPA, hable con un abogado de inmediato. Es posible que tenga un reclamo por daños y perjuicios, incluidos costos legales, honorarios de abogados y daños punitivos, contra el empleador. Para obtener más información, vaya a Privacy Rights Clearinghouse